Copilot Outlook

Link na záznamy 12.03.2026 (keďže sa nahrávanie prerušilo, tak sú dva, chýba tam 5 min)

Zhrnutie 1: COPILOT OUTLOOK ZAMESTNANCI ONLINE 12. marca | Schôdza | Microsoft Teams

Zhrnutie 2: COPILOT OUTLOOK ZAMESTNANCI ONLINE 12. marca | Schôdza | Microsoft Teams

Školiaci materiál   [copilot_outlook.docx]

Úplne bez zásahu vygenerovaný sumár, ktorý by sa samozrejme dal skrátiť, vylepšiť... ale schválne ho nechávam v originál stave, nech vidíte, že je to v celku fajn

Norika
eleonora.benovafm.uniba.sk
Lektorka školiaceho strediska CIT

Poznámky zo schôdze:

• Úvod do školenia a príprava materiálov: Beňová predstavila účastníkom školenia na Univerzite Komenského dostupné materiály, vysvetlila prípravu podkladov a odporučila ich využitie počas školenia, pričom zdôraznila možnosti práce s plateným Copilotom a fiktívnym projektom na ukážky.
• Príprava školenia a materiálov: Beňová informovala účastníkov, že na portáli univerzity sú dostupné podklady k školeniu, vrátane wordovského dokumentu s pripravenými textami a promptmi, ktoré môžu účastníci využiť počas školenia alebo na ďalšie štúdium.
• Fiktívny projekt ako príklad: Na demonštráciu funkcií Copilota Beňová pripravila fiktívny projekt s komunikáciou medzi odberateľom a dodávateľom, pričom použila rôzne typy dokumentov (Word, PDF, Excel) na simuláciu reálnych pracovných situácií.
• Licencie a prístup k Copilotovi: Beňová vysvetlila, že univerzita má k dispozícii niekoľko licencií na plateného Copilota, a účastníci, ktorí ich majú, môžu pracovať paralelne s ňou počas školenia.
• Porovnanie verzií Outlooku a možnosti prístupu: Beňová detailne vysvetlila rozdiely medzi starou a novou verziou Outlooku, vrátane webového rozhrania, a ukázala, ako možno pristupovať k Copilotovi v rôznych prostrediach a aké sú základné vizuálne a funkčné rozdiely.
• Starý vs. nový Outlook: Beňová popísala, že na univerzite sú používané dve verzie Outlooku – klasická modrá desktopová a nová červená verzia, pričom upozornila na rozdiely v dizajne a dostupnosti funkcií.
• Webové rozhranie Outlooku: Vysvetlila, že prístup k e-mailom je možný aj cez webové rozhranie, kde je hlavný rozdiel v ľavom hornom rohu aplikácie, a že niektoré funkcie môžu byť v desktopovej a webovej verzii odlišné.
• Prístup k Copilotovi: Beňová uviedla, že Copilota možno vyvolať v desktopovej aj webovej verzii Outlooku, ako aj priamo cez aplikáciu Microsoft 365 Copilot, ktorá je nadstavbou nad všetkými aplikáciami Microsoftu.
• Využitie Copilota na generovanie a úpravu e-mailov: Beňová prakticky ukázala, ako Copilot pomáha pri písaní, generovaní, úprave a koučovaní e-mailov v Outlooku, vrátane práce s promptmi, opakovaného generovania, úpravy štýlu a spätnej väzby na obsah e-mailu.
• Generovanie e-mailov pomocou Copilota: Beňová predviedla, ako možno v Outlooku pomocou Copilota generovať e-maily na základe pripravených promptov, pričom je možné vybrať si z viacerých návrhov, meniť dĺžku či formálnosť textu a rýchlo vytvoriť formálny e-mail bez manuálneho písania.
• Úprava a koučovanie e-mailov: Ukázala možnosť požiadať Copilota o úpravu už napísaného e-mailu, zmenu štýlu, dĺžky alebo formálnosti, a využitie koučingu, kde Copilot poskytuje spätnú väzbu k tónu, jasnosti a vhodnosti e-mailu, vrátane konkrétnych odporúčaní na zlepšenie.
• Práca s konceptmi a opakované generovanie: Beňová demonštrovala, že po vygenerovaní e-mailu je možné návrh ponechať, zahodiť alebo opakovane generovať nové varianty, čím sa zvyšuje efektivita a kvalita komunikácie.
• Práca s prílohami a sumarizácia dokumentov: Beňová ukázala možnosti pripájania dokumentov k e-mailom cez Copilota, vyhľadávanie súborov na OneDrive, generovanie sumárov obsahu príloh a ich využitie priamo v e-mailovej komunikácii.
• Pripájanie dokumentov cez Copilota: Beňová vysvetlila, že dokumenty možno priložiť buď cez prompt s lomkou, alebo priamym zadaním požiadavky Copilotovi, ktorý vyhľadá súbor na OneDrive a priloží ho do e-mailu.
• Sumarizácia obsahu príloh: Demonštrovala, že po priložení dokumentu je možné využiť Copilota na rýchle zhrnutie obsahu prílohy, ktoré možno následne vložiť priamo do tela e-mailu, čím sa šetrí čas príjemcovi.
• Viacero ciest k pripájaniu: Uviedla, že existuje viacero spôsobov, ako priložiť dokument – cez prompt, cez vyhľadanie na OneDrive alebo cez hlavné okno Copilota, pričom každý spôsob má svoje špecifiká a obmedzenia.
• Odpovedanie na e-maily a sumarizácia konverzácií: Beňová predviedla, ako Copilot umožňuje generovať odpovede na e-maily s využitím histórie komunikácie, sumarizovať dlhé konverzačné vlákna a identifikovať úlohy pre jednotlivých účastníkov projektu.
• Generovanie odpovedí na základe histórie: Beňová ukázala, že Copilot dokáže pri odpovedaní na e-mail zohľadniť nielen aktuálnu správu, ale aj predchádzajúcu komunikáciu a prílohy, čím pripraví relevantnú a kontextovú odpoveď.
• Sumarizácia konverzačných vlákien: Demonštrovala možnosť rýchleho vytvorenia sumáru z dlhých e-mailových vlákien, čo pomáha rýchlo sa zorientovať v projekte a pripraviť odpoveď bez nutnosti čítať všetky predchádzajúce správy.
• Identifikácia úloh z komunikácie: Beňová využila Copilota na zhrnutie aktuálneho stavu projektu a identifikáciu konkrétnych úloh pre jednotlivých účastníkov, vrátane vlastných povinností, čo uľahčuje sledovanie zodpovedností v tíme.
• Plánovanie stretnutí a práca s kalendárom: Beňová prezentovala, ako Copilot pomáha pri plánovaní stretnutí, navrhovaní termínov podľa vyťaženosti, generovaní agendy a využití facilitátora počas mítingu na sledovanie času a sumarizáciu priebehu.
• Návrh termínov podľa kalendára: Beňová ukázala, že Copilot dokáže na základe vyťaženosti v kalendári navrhnúť vhodný termín na stretnutie, pričom je možné túto funkciu využiť priamo pri písaní e-mailu alebo v hlavnom okne Copilota.
• Generovanie agendy a príprava mítingu: Pri vytváraní udalosti v kalendári Copilot automaticky navrhne agendu na základe názvu a predchádzajúcich stretnutí, pričom je možné agendu upraviť alebo doplniť vlastné body.
• Využitie facilitátora počas stretnutia: Beňová odporučila zapnúť v tímoch facilitátora, ktorý počas mítingu sleduje čas, upozorňuje na prekročenie plánovaných bodov a umožňuje rýchle vytvorenie zápisnice zo stretnutia.
• Predpríprava na stretnutie: Pred samotným mítingom je možné cez Copilota získať prehľad o projekte, identifikovať riziká a pripraviť sa na možné otázky, čo zvyšuje efektivitu stretnutia.
• Využitie Copilota počas mítingu a vyhľadávanie informácií: Beňová vysvetlila, že Copilot môže byť využitý aj počas samotného mítingu na vyhľadávanie informácií, prípravu otázok alebo získanie rýchlych odpovedí bez toho, aby to rušilo ostatných účastníkov.
• Vyhľadávanie informácií počas mítingu: Beňová uviedla, že počas mítingu je možné v Copilotovi vyhľadávať informácie, napríklad právne predpisy alebo iné relevantné údaje, ktoré môžu byť potrebné pre diskusiu, pričom tieto aktivity nie sú viditeľné pre ostatných účastníkov.
• Automatizácia Odpovedí na Študentské E-maily Pomocou Agenta: Beňová detailne prezentovala workflow na automatizované odpovedanie na študentské e-maily ohľadom študijného programu, pričom vysvetlila nastavenie spúšťača, spracovanie požiadavky a bezpečnostné odporúčania pre testovanie agentov.
• Nastavenie Workflow Agenta: Beňová vysvetlila, ako pripraviť workflow, ktorý automaticky zachytí e-maily s predmetom 'francúzsky program' a na základe obsahu automaticky odpovie študentovi, pričom agent vyhľadá informácie na oficiálnej stránke fakulty.
• Bezpečnostné a Procesné Odporúčania: Beňová upozornila, že tento proces nie je ešte schválený a odporúča testovať workflow len lokálne, pričom zdôraznila potrebu schválenia autoritou a kontrolu bezpečnostných aspektov pred nasadením do praxe.
• Spracovanie a Testovanie Automatizovanej Odpovede: Beňová demonštrovala, ako agent spracuje e-mail, identifikuje spúšťač, pripraví odpoveď podľa oficiálnych zdrojov a odošle ju s novým predmetom, pričom testovala funkčnosť na vlastných e-mailoch.
• Zásady Pre Obsah Automatizovanej Odpovede: Beňová zdôraznila, že agent nesmie vymýšľať informácie, má odpovedať len na základe oficiálnych údajov a v prípade nejasností odkázať študenta na oficiálny kontakt fakulty.
• Bezpečnosť a Správa Dát Pri Používaní Microsoft Copilot: Beňová informovala účastníkov, že všetky dáta spracovávané Copilotom ostávajú v prostredí univerzity a nie sú zdieľané s externými subjektmi, pričom zodpovednosť za kontrolu výstupov ostáva na používateľovi alebo správcovi.
• Dátová Bezpečnosť a Prístup: Beňová vysvetlila, že Copilot funguje v rámci bezpečnostných nastavení Microsoftu, všetky maily, kalendáre a dokumenty ostávajú v univerzitnom prostredí a nie sú použité na trénovanie verejných modelov.
• Zodpovednosť Používateľa: Beňová zdôraznila, že aj keď agent automatizovane odpovedá, konečná zodpovednosť za obsah a správnosť odpovede ostáva na používateľovi alebo správcovi, ktorý má vykonať poslednú kontrolu.
• Licencovanie a Financovanie Microsoft Copilot na Univerzite: Beňová, spolu s účastníkmi Vačok a Augustovičová, diskutovali o procese získania licencie Copilot, jej cene, možnostiach financovania a rozdieloch medzi verziami, pričom Beňová odporučila riešiť financovanie cez fakultu a správcu licencií.
• Proces Získania Licencie: Beňová vysvetlila, že fakulta musí mať rozpočtové prostriedky na zakúpenie licencií, pričom požiadavku treba smerovať na správcu Microsoft licencií, najlepšie Miša Lenárta.
• Cena Licencie a Varianty: Augustovičová sa pýtala na cenu, Beňová uviedla, že aktuálne je poplatok 19 € mesačne na osobu, pričom univerzita používa verziu .edu, ktorá je podobná enterprise, a existuje tlak na znižovanie cien.
• Možnosti Pre Neplatenú Verziu: Kostičová sa zaujímala o funkcionality neplatenej verzie Copilot, Beňová navrhla možnosť školenia na túto verziu, pričom upozornila, že súkromné platenie Copilota nie je vhodné na univerzitné použitie.
• Hromadné Licencie a Budúcnosť: Beňová odporučila počkať na rozhodnutie univerzity ohľadom hromadného nákupu licencií a vyzvala účastníkov na spätnú väzbu ohľadom záujmu o Copilot.
• Porovnanie a Alternatívy K Microsoft Copilot: Augustovičová otvorila tému alternatívnych AI nástrojov, pričom Beňová vysvetlila, že univerzita preferuje Microsoft Copilot kvôli bezpečnostným a licenčným požiadavkám, a iné riešenia nie sú aktuálne akceptované.
• Bezpečnostné Dôvody Pre Výber Copilot: Beňová uviedla, že alternatívne AI nástroje ako ChatGPT nie je možné používať na univerzite kvôli nedostatočnej ochrane dát a licenčným obmedzeniam, pričom Microsoft riešenie poskytuje požadovanú úroveň bezpečnosti.
• Diskusia o Potrebách Výskumníkov a Budúcnosti AI Nástrojov: Augustovičová a Beňová diskutovali o potrebe vytvorenia balíka AI nástrojov pre výskumníkov, ktorý by pokrýval prácu od e-mailov až po produkciu vedeckých článkov, pričom Beňová prisľúbila sprostredkovanie ďalších informácií.
• Návrh Balíka AI Nástrojov: Augustovičová navrhla vytvoriť balík AI nástrojov pre výskumníkov, ktorý by zahŕňal podporu od správy e-mailov až po tvorbu vedeckých článkov, Beňová súhlasila s potrebou takejto podpory.
• Sprostredkovanie Informácií: Beňová ponúkla účastníkom možnosť obrátiť sa na ňu s ďalšími otázkami a prisľúbila, že ak bude vedieť, sprostredkuje potrebné informácie ohľadom AI nástrojov.

Úlohy na spracovanie:

• Zber spätnej väzby k využívaniu Copilota: Zaslať spätnú väzbu ohľadom záujmu o využívanie Copilota na univerzite a ochoty prispievať na licencie. (všetci účastníci)
• Získanie informácií o možnostiach licencovania Copilota: Zistiť, ako univerzita plánuje pristúpiť k hromadnému nákupu licencií Copilota a informovať účastníkov o ďalšom postupe. (Beňová)
• Zorganizovanie školenia k neplatenej verzii Copilota: Zvážiť zorganizovanie školenia zameraného na funkcionality neplatenej verzie Copilota. (Beňová)
• Získanie informácií o balíku umelej inteligencie pre výskumníkov: Zistiť možnosti získania balíka nástrojov umelej inteligencie pre výskumníkov na univerzite a informovať záujemcov. (Beňová)